一、分數轉換為等級的操作方法

期末考試結束后是班主任最忙碌的時候，單是成績輸入一項就耗費了不少精力，而且還要把百分制轉換為等級制。大量繁瑣的重復勞動考驗老師們的耐心，一個不小心把等級輸錯了，還招來學生的不滿和家長的非議，真是吃力不討好的事情。

利用Excel軟件可以把百分制轉換為等級制這項繁瑣的工作變成輕松的小case。下面就介紹具體的操作方法。

假如等級是這樣設定的：80分及其以上為“優秀”，70分及其以上為“良好”，60分及其以上為“及格”，少于60分為“努力”。打開學生成績所在的Excel表格，要求原始數據一定要正確，否則將導致轉換也跟著出錯。如果要把C列分數轉換為等級，就先點擊與第一個學生成績同行的一個空格（比如L2），然后在編輯欄里輸入如下語句：

=IF(C2<60,"努力",IF(C2<70,"合格", IF(C2<80,"良好",IF(C2>=80,"優秀"))))

或者

=IF(C2<60,"努力",IF(C2<70,"及格", IF(C2<80,"良好","優秀")))

注意引號要在英文輸入狀態下輸入。

完成后按回車鍵。L2這一格便會自動填上C2那一格分數所轉化成的等級。然后把鼠標移到L2格右下角，當鼠標變成一個實心十字形時，順著這一列往下拖，這樣整個C列的分數就會在L列里自動轉換為等級。如果有多個學科，也就是說C列后面還有幾列分數也需要轉換為等級，可以在L2格右下角鼠標變成一個實心十字形時，先順著這一行往右拖，需要轉換幾列就拖幾格，這幾格就會自動填充相應的等級；再把鼠標移到最后一格右下角，按同樣方法，沿著這一列往下拖，這幾列的分數就會自動把前面C列及其后幾列分數全部轉換為相應的等級。

轉換成等級制后，要把這幾列等級復制并覆蓋到相應的分數列上，如果粘貼時出現亂碼，那么在粘貼選項下選擇“值和數字格式”即可。

二、用郵件合并功能生成成績單

學生成績單總表打印成學生各自的成績報告單，可以用Word的“郵件合并”功能完成這項工作。

（一）創建報告單文檔

按常規方法在Word中創建成績通知單文檔，表格中要填寫具體的學號、姓名及成績的行空著不填（圖1）；做好頁面設置（如用A4紙），最后在文檔末尾加上幾個空行（空行數量視需要而定）。這時要注意觀察是否出現成績單跨頁的情況，如果有就要調整。如果新生成的文檔很難調整的話，干脆放棄這個文檔，回到主文檔中，調整末尾處的空行數或文檔的行距，再重新生成一個文檔。

                                           圖1

（二）選取Excel數據文件

在Word中，單擊選單“工具→信函與郵件→郵件合并向導”，在彈出的向導中選擇“信函”；按“下一步”，選擇“使用當前文檔”；按“下一步”，選擇“使用現有列表”；按“下一步”，即可看到“選取數據源”對話框。因為學生成績都已經預先整理匯總到Excel工作表中了（圖2），所以只要在此對話框中找到這個Excel數據文件并打開它，然后按照提示步驟操作即可。

 

                                            圖2

（三）插入域

回到主文檔中，在表格中要填寫具體的學號、姓名及成績的位置上插入“域”。其具體步驟是：單擊“郵件合并”工具欄上的“插入域”按鈕，彈出“插入合并域”對話框，所有可用的“域”都一目了然，然后在表格中一一對應地插入這些“域”即可（圖3）。

 

                                             圖3

（四）合并到新文檔

接著，單擊工具欄上的“合并到新文檔”按鈕，在彈出的對話框中選擇“全部”，再按“確定”，生成一個新文檔。在這個文檔中，每個學生成績通知單單獨一頁（A4紙），最后一個符號是“分節符”（圖4）。全部學生各自的成績報告單即告生成。

                                            圖4 最后還有一個節能高效的做法。如果成績報告單內容所占范圍小于紙張頁面的一半，為了提高處理速度，減少紙張損耗，可以把成績單設計成小條樣式，使得在A4紙上可打印多個學生的成績單。按“Ctrl+H”組合鍵打開“查找和替換”對話框，單擊“查找內容”編輯框，然后單擊“特殊字符”按鈕，從中選擇“分節符”，“替換為”編輯框不填寫，然后單擊“全部替換”，則原文檔中的所有“分節符”就全部消失了。這樣，所有的成績單便連貫起來，一頁可容納多張成績單，中間以空行隔開。