Microsoft Outlook可以說是目前最好的電子郵件客戶端軟件之一，它集電子郵件管理與日程安排功能于一身，非常符合日常辦公需求，功能強大，充分體現微軟experices這種主張。本文將重點介紹Outlook Express郵箱如何使用，讓它真正成為我們日常辦公的貼心助手。

1、高效發送帶有附件的郵件

       通過電子郵件來發送一些程序或者其他文件時，我們常常需要翻遍硬盤去尋找這些要添加的文件呢，而且每次添加附件時程序只能同時添加一個文件，如果要添加的附件文件分散在硬盤中的各個不同的分區或者目錄中，可想而知添加往郵件中添加附件文件的工作量是多么大。其實做任何工作都一樣，只要養成良好的習慣，你就會發現你的工作效率在成倍地提高。對于向郵件中添加附件，這里有一個節省時間，提高效率的竅門。

       首先，你最好在硬盤的一個固定的位置建立一個專門用來存放郵件附件的文件夾，如d:email；然后，就要養成良好的習慣，每次把需要作為你的郵件附件的文件全部放在這個固定的文件夾中，以便隨時查找和管理；

       隨后，你就能體驗到這樣做的好處了，在郵件編輯窗口中用鼠標點擊“插入”菜單項，并從彈出的下拉菜單中選擇“文件附件”命令；接著程序就會出現那個總是讓你去尋找附件的瀏覽窗口，此時你只需在“文件名”處填入d:email*.txt，那么所有的txt附件就會顯示出來，這樣你就會免除了遍地搜尋文件之苦了。

2、用OE制作多媒體郵件

       用OE來收發普通的文本格式的郵件是大家常見的一種情況，不知你有沒有想過利用OE來發送多媒體郵件，如果有這種想法的話，那就請你一起來看看多媒體郵件是怎樣制作的。

       首先，大家可以選擇寫信時的信紙。大家可以從OE本身附帶的信紙中選擇一種，也可以編輯修改已有的信紙。

       其次，大家可以在信件中插入圖像，可以是靜態的，也可以是動態的。如GIF89a動畫文件。一次性插入動畫和音樂方法很簡單，插入的圖像不管是動態的還是靜態的，只要在編寫新郵件時選擇菜單欄中的“插入”命令，并從彈出的菜單中選擇“圖片”，從已有的文件中找到圖像文件插到信紙里面就可以了，插入以后還可以移動圖片在信件正文中的位置。

       接著如果要在信件中加入背景音樂，需要使用OE 5.0，它的功能比4.0更為強大，大家可以在郵件編寫窗口中依次選擇“格式”/“背景”/“聲音”命令，然后輸入你想加入的音樂文件，可以是WAV，MIDI文件。在“重復設置”設置欄中大家可以設定聲音播放的次數或者選中“連續播放”選項以達到循環播放的效果，之后就可以發出去了，對方在打開信時可以看到圖片和聽到音樂。|

       如果要把音樂和動畫圖像永久加入信紙，讓它們作為默認信紙，則需制作一種新信紙。制作時，請依次選擇“工具”/“選項”，在彈出的對話框中選擇“撰寫”標簽，然后在該標簽下單擊“創建信紙”按鈕，并按提示選擇好圖片和其它屬性。支持背景音樂的方法類同于插入動畫圖象。在編寫信件時選擇“格式”/“背景”/“聲音”，然后就可以插入背景音樂了。把音樂永久插入到信紙的原理也和插入圖像相同。在生成新的信紙后手工修改信紙，加入上面的HTML代碼即可，音樂會隨郵件一同發出。對方只要有多媒體設備就可以收聽到。

3、防止OE發送亂碼

正確的方法是：

       首先，在郵件編輯窗口中，用鼠標單擊菜單欄中的“格式”菜單，并從彈出的下拉菜單中選擇“語言”命令，接著再從彈出的下級菜單中選中“簡體中文(GB2312)”項，然后發送郵件。

       其次，在OE郵件編輯器中，大家可以利用其強大的編輯功能，來編輯出各種五顏六色、不同字體的電子郵件。不過，如果對方沒使用OE來接收郵件，可能只看到很難看清楚的HTML源碼。解決的方法是，在編寫郵件時，用鼠標選擇菜單欄中的“格式”選項，并從彈出的下拉菜單下選擇“純文本”命令。

       如果要將郵件的發送格式缺省地設置“純文本”，可以直接在OE主窗口中，打開“工具”菜單，選擇“選項”，從彈出的選項設置對話框中，單擊“發送”標簽，將郵件發送格式設置為“純文本”。|

       如果大家收到的一封信件中包含很多亂碼，不妨按照下面的方式來試著轉換亂碼：

       打開OE主操作窗口，用鼠標單擊菜單欄中的“查看”菜單項，并點擊“語言”選項中的“簡體中文(GB2312)”項，或者點擊工具欄上“語言”后面的向下箭頭，選擇“簡體中文(GB2312)”功能項，屏幕出現一個對話框，單擊“是”按鈕，所有郵件主題中含有指定字符集的郵件，應用新的字符集。

4、用OE制作郵件簽名

       在郵件的結尾常常需要留下發信人的一些聯系信息，如果你經常向你的朋友或者其他網友發送電子郵件，那就需要多次重復輸入這些個人聯系信息。為避免這樣的麻煩，你可以制作一個個人簽名文件，文件中包括通訊地址、郵政編碼以及電話、手機、Call機、OICQ號碼以及其他聯系信息，甚至可以包含簡單的聲音文件，并且每次在OE中新建郵件時，可以自動簽名。下面就是一種制作精美的簽名文件的具體操作步驟：

       首先，打開OE主操作窗口，用鼠標單擊工具欄中的“新郵件”按鈕，打開“新郵件”編輯窗口。在信件的正文部分輸入簽名內容，包括通訊地址、郵政編碼以及電話、手機、Call機、OICQ號碼以及其他聯系信息。

       輸入完畢后，用鼠標單擊菜單欄中的“文件”菜單項，并從彈出的下拉菜單中選擇“另存為”命令，從彈出的文件選擇對話框中選擇文件要保存的位置，將保存類型設置為“HTML文件”，輸入文件名如“signature”，然后單擊“保存”按鈕。重復“另存為”操作，選擇保存類型為“文本文件”。

       其次，如果大家想在簽名中使用聲音和圖片文件，例如*.wav、*.midi和印章圖片，可用記事本打開signature.htm文件，在頁面文件結束前加入“< BGSOUND balance=0 src=“聲音文件的路徑“>”和“< IMG align=middle alt=““ border=0 hspace=0 src=“圖片文件的路徑“>”這樣的HTML源代碼。

       再次，接著在郵件主操作窗口中依次選擇“工具”/“選項”，在彈出的選項對話框中單擊“簽名”標簽，接著再單擊該標簽下的“新建”按鈕，會在“簽名”列表中出現“簽名 #1”，單擊“設為默認值”按鈕將其設為默認值，然后單擊“高級”，在打開的“高級簽名設置”對話框中選中要使用簽名的賬號前的復選框，在“編輯簽名”項目欄中選擇“文件”單選按鈕，通過其后的“瀏覽”按鈕，選擇剛剛保存過的“signature.htm”作為簽名文件。

       最后，繼續在“簽名”標簽下單擊“新建”按鈕，增加“簽名 #2”，此時選擇剛剛保存過的文本文件“signature.txt”作為簽名文件，并選中“在所有待發郵件中添加簽名”復選框，單擊“應用”按鈕，再單擊“確定”。

       這時你再打開郵件編輯窗口時，就會看到新郵件中會自動插入制作好的簽名，并可以聽到優美的音樂。如果你使用文本格式來發送郵件，只要將文本簽名文件設為默認值。

5、OE可以和Foxmail進行郵件交換

       目前，絕大多數用戶使用的郵件收發軟件都是OE和Foxmail，兩者都因其功能卓著、方便適用而深受網友們的喜愛。有時，在實際操作中用戶需要在這兩種郵件收發軟件中互相交換郵件，也就是說用Foxmail接收的電子郵件可以導入OE，反之亦然，交換郵件的具體操作步驟如下：

       (1)從Foxmail將電子郵件導入OE：首先打開Foxmail收到的E－mail文件,然后用鼠標單擊文件菜單中的導出命令，將當前的電子郵件文件另存為outlookmessage(＊.eml)格式的文件，并存放于windowapplication datamicrosoftOEmail目錄之下。接著再用鼠標雙擊該文件，OE便隨之打開文件內容，從文件菜單中選拷貝，拷入收件箱。以后，只要你打開OE郵件程序，就可以在收件箱見到該文件了。

       (2)從OE將電子郵件導入Foxmail：首先在OE主操作窗口中打開需要交換的郵件，然后將該文件另存為擴展名為txt格式的文件，并存放于foxmailmail目錄中。隨后打開Foxmail程序操作窗口,用鼠標單擊文件菜單中的導入命令，程序會彈出一個文件選擇對話框，在該對話框的文件類型下拉框中選擇＊.txt即可見到要導入的文件，接著再用鼠標雙擊該文件來打開即可。|

6、備份OE的重要數據

       當一個花費了你相當長的時間創建起來、并且對于你來說是比較完整的地址簿因自己的機器遭遇病毒，或者由于Windows的“老化”而崩潰時，相信你的感覺肯定不會太好吧……幸好在OE中，我們可以利用“導出”和“導入”的功能備份并恢復地址簿和郵件。

       在具體備份OE的數據時，首先在郵件的主操作界面上，用鼠標單擊菜單欄中的“文件”菜單項，并從彈出的下拉菜單中選擇“導出”命令；

       接著再從彈出的下級菜單中選擇你要備份的對象，你可以選擇地址簿或者郵件。當你用鼠標單擊“地址簿”時，就啟動了“通訊簿導出工具”；接著你可以選擇要把地址簿以何種形式導出：兼容Microsoft Excel的.csv表格文件或.txt文本文件。如果你今后還要在Outlook(包括各版本的Outlook軟件)中使用備份的地址簿，就一定要選擇“Text File”，然后再將文件保存為.csv格式即可。而對于電子郵件的備份，使用“導出”功能只能將這些郵件讓其他郵件客戶端使用。

7、快速發送大容量信件

       由于目前的網絡傳輸速度極不穩定，在傳輸大容量信件時就有可能出現斷線問題；另外大多數郵件服務器限制了可發送和接收郵件的大小，通常每封郵件連附件在內，不得超過10MB。這樣的話，你如果想發送一封容量大于10M的信件時就會變得比較困難。幸好OE郵件軟件具有拆分文件的功能，它可以將大型郵件拆分為幾個小容量的部分，發送到有限制的郵件服務器上，接收方會將這些小部分自動重新合并到一個郵件中。具體操作方法是:

       首先，運行OE程序，打開其主操作界面，在界面中用鼠標左鍵單擊菜單欄中的“工具”菜單項，并從彈出的下拉菜單中選擇“帳號”命令；

       接著，郵件程序會打開一個標題為“帳號”的對話框，在該對話框中選擇“郵件”標簽，再在該標簽下單擊“屬性”按鈕；

       隨后，程序又會打開一個標題為“屬性”的對話框，在該對話框中再選擇“高級”標簽，從彈出的標簽界面中選中“拆分大于xxKB的郵件”復選框，設定可發送文件的最大值即可，OE程序默認地會拆分大于60K的郵件。

8、定制快捷工具欄

       在OE默認的工具欄中，只有“新郵件”、“發送/接收”、“通訊簿”和“查找”這四個按鈕。實際上，還有大部分快捷鍵并未顯示出來。你應該根據自己的需要來添加一些快捷鍵，提高電子郵件的效率。

       點擊“查看”→“布局”，然后在“窗口布局”的窗口中選擇“自定義工具欄”，就能進入工具欄的設置面板，當然你也可以直接從工具欄上用右鍵菜單直接進入這個面板。

       在OE中，允許用戶設置的自定義快捷鍵多達38種，可以滿足一切常用操作習慣。你更可以從這里更改快捷圖標大小和文本選項方式，讓你的快捷工具欄徹底自定義。

9、標識重要信件

       如果您每天收到并且處理大量的郵件，有些比較重要而有些不很重要，這時您可以使用OE提供的標記郵件功能將重要的郵件做出標記，以利于以后查閱。方法是用鼠標單擊這封郵件，然后選擇菜單中的“郵件”/“標記郵件”，您會發現這個郵件的被加上了一個“小紅旗”標志。單擊這個小紅旗標志您可以移去這個標記。|

10、快速打開聯系人屬性窗口

       有時我們在閱讀一封郵件時，突然想起需要添加發信人的聯系信息或者想要打開聯系人的屬性窗口來進一步設置通訊簿，該怎么做呢？按照常規辦法：我們需要用鼠標依次單擊工具欄上“添加到通訊簿”命令，再從彈出的“通訊簿”中選擇發件人或收件人等等一連串的步驟，這樣做感覺好象有點兒太麻煩了，不是嗎？其實這里有一個快速打開聯系人屬性窗口的方法：

       只要用鼠標雙擊郵件閱讀窗口中的“收件人”和“發件人”后面的具體名稱，就能直接進入自己雙擊的項目的屬性窗口。

11、自動分類相關的郵件

       當您收到大量郵件時(比如我們常見的每日發送的各種來源的郵件列表)，OE可以幫助您更有效地分類處理這些郵件。您可以在OE中使用分類規則，從而將接收到的郵件自動分類并放入不同的文件夾中、或者以彩色突出顯示特定的郵件、自動回復或轉發特定的郵件等等。您可以在郵件規則選項卡中選擇現有規則，然后通過單擊復制來創建新規則。如果您要創建的規則與現有的類似，則這種方法是很有用的。在主窗口中選定一封郵件，然后單擊郵件菜單中的從郵件創建規則，這樣即可從郵件中創建一條規則。它的作用是可以自動在發件人一行中填入人名；但是不會有其它的郵件信息輸入到規則中，所得到的方便也僅僅是一次少輸入人名的機會。

12、用不同的信箱發送郵件

       OE可以使用你擁有的所有郵箱中的任意一個來發電子郵件。具體操作步驟為：在“新郵件”窗口中撰寫信件結束后，再用鼠標單擊該窗口中菜單欄的“文件”菜單項，如果你想成批發送郵件，可以直接單擊該菜單中的“以后發送方式”命令，在子菜單中選中你需要的發件郵箱。以后發送郵件時，電子郵件就帶有你選擇的郵箱地址。如果是立即發送郵件，可單擊菜單中的“發送郵件方式”命令，在子菜單中選中你需要的發件郵箱，則電子郵件就立即從這個郵箱發出。